Coordonnatrice, Bureau et administration | Coordinator - Office & Administration
Nesto
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Posted 6+ months ago
English description follows
**Ce poste exige une connaissance de l'anglais, écrit et oral, car il implique la prestation de services à des clients anglophones situés à travers le Canada.**
Notre mission est d’offrir une expérience de financement hypothécaire positive, et transparente, simplifiée du début à la fin.
Nous sommes une équipe composée d’experts en technologie, de spécialistes hypothécaires qualifiés et attentionnés et d’une équipe de marketing diversifiée de premier ordre qui travaillent tous vers un objectif commun; incarner le changement de l’industrie hypothécaire. Nous sommes très collaboratifs et chanceux d’avoir une équipe multidisciplinaire qui apporte une variété de perspectives!
Chez nesto, nous sommes fiers de :
Notre expérience positive, transparente et simplifiée en matière de financement hypothécaire. Nos avis 4.5 étoiles sur Google parlent d'eux-mêmes!
Nous avons remporté le prix CLA du prêteur hypothécaire de l’année 2023 et 2024, qui reconnaît notre excellence en matière de services de prêts.
Nous sommes désormais une organisation certifiée B Corp, soulignant notre engagement à avoir un impact positif sur notre société et notre planète.
Notre équipe hautement qualifiée, diversifiée et collaborative, qui rend tout possible!
Notre plateforme Mortgage Cloud qui offre aux institutions financières un accès complet à la technologie exclusive de nesto, améliorant ainsi l’expérience du client, du début à la fin.
À propos
Nous recherchons une personne dynamique pour remplir un rôle hybride alternant des tâches de support administratif et de coordination à la vie de bureau. La personne recherchée aime les environnements véloces, travailler sur une diversité de tâches et possède d'excellentes compétences en service à la clientèle.
Ce que vous ferez
Tâches en gestion du courrier postal et électronique telles que la collecte, le classement, l'enregistrement et la distribution du courrier pour l'ensemble du bureau et des fournisseurs, la préparation et l'envoi de lettres et de colis pour tous les départements.
Assurer le traitement de nos actes de prêts (impressions, envois et signature);
Tâches administratives générales telles que la préparation et de le dépot de chèques.
Tâches de gestion du bureau telles que maintenir le bureau et ses espaces propres et sécuritaires; gérer l’inventaire et assurer les commandes pour le bureau ; gérer les demandes de maintenance pour le bureau.
Collaborer ponctuellement avec l’équipe IT et de sécurité pour les demandes d’accès au bureau;
Apporter un support additionnel lors des évènements corporatifs
Qui nous recherchons
Expérience dans le service à la clientèle et/ou les centres d'appels
Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français (bilinguisme obligatoire)
Expérience avec la gestion du courrier, un atout
Capacité à différencier les types de documents hypothécaires, un atout
Flexibilité et disponibilité pour travailler selon les horaires assignés en fonction des besoins opérationnels.
Capacité et aisance à travailler dans un environnement rapide, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités grâce à d'excellentes compétences en gestion du temps
À l'aise avec la technologie, avec la capacité d'apprendre de nouvelles plateformes
Fort désir de répondre en priorité aux intérêts des clients et d'aider les gens
Nous vous offrons
Contribuez directement à façonner l’expérience qui modernise le secteur hypothécaire canadien
Évoluez grâce aux multiples opportunités de croissance au sein de l’entreprise
Profitez du programme hypothécaire de nesto qui offre à nos employé(e)s des taux exclusifs et préférentiels
Bénéficiez d'une politique généreuse en matière de congés, incluant 4 semaines de vacances par année
Disposez d'un plan d’avantages sociaux de premier ordre entièrement payé par nesto, comprenant un plan d'assurance complet et un accès illimité à un service de télémédecine et de santé mentale pour vous et votre famille dès le jour 1
Accédez à un budget annuel consacré à la santé et au bien-être
Nous avons de magnifiques bureaux situés au centre-ville de Montréal (métro Peel) et nos espaces sont ouverts aux chiens!
Diversité et inclusion
Chez nesto, nous croyons que la créativité et la collaboration sont le résultat d'une équipe diversifiée. Nous sommes engagés à favoriser une culture de la diversité, de l'équité, de l'inclusion et de l'appartenance, et nous encourageons fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres de la communauté LGBTQIA+ et les personnes en situation de handicap à postuler. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et accueillant pour tous.
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**This position requires written and oral fluency in English because the servicing of English-speaking clients located across Canada.**
nesto is on a mission to offer a positive, empowering and transparent property financing experience, simplified from start to finish.
With our technology, we scan the entire market in seconds to find the most affordable mortgage, while our commission-free experts provide clients with unbiased support throughout the process. People who use our technology simply love it!
We are a team of technology experts, skilled and caring mortgage specialists, and a diverse marketing team all working towards a common goal: Leading Change in the Mortgage Industry. We are very collaborative and fortunate to have a multidisciplinary team that brings a variety of perspectives.
About the team
We are looking for a dynamic person to fill a hybrid role alternating between administrative support tasks and office life coordination. The ideal candidate enjoys fast-paced environments, working on a variety of tasks, and has excellent customer service skills.
What you’ll be doing
Handle mail management tasks such as collecting, filing, recording, and distributing mail for the entire office and suppliers, and preparing and sending letters and packages for all departments.
Ensure the processing of our loan documents (printing, sending, and signing).
Perform general administrative tasks such as preparing and depositing checks.
Manage office tasks such as keeping the office and its spaces clean and safe, managing inventory, and ensuring office supply orders, and handling maintenance requests for the office.
Occasionally collaborate with the IT and security teams for office access requests.
Provide additional support during corporate events.
Who we’re looking for
Experience working in customer service and/or contact centers.
Excellent verbal and written communication skills in English and French (bilingualism required).
Experience with mail management is a plus.
Ability to differentiate types of mortgage documents is a plus.
Flexibility and availability to work assigned schedules based on operational needs.
Ability to thrive in a fast-paced environment, multitask, and prioritize effectively with excellent time management skills.
Comfortable with technology and the ability to learn new platforms.
Strong desire to prioritize customer interests and help people.
What we offer
Contribute directly to shaping the experience that modernizes the Canadian mortgage industry
Take advantage of nesto's employee mortgage program that provides our employees with the best, exclusive, preferred low rates
Benefit from a generous time-off policy including 4 weeks vacation per year
Enjoy a premium benefits plan fully paid by nesto, including a top-class insurance plan and unlimited access to telemedicine and mental health service, for you and your family from day 1
Access to an annual health and wellness budget
Take your work internationally with our temporary international work program
Seize the possibility of working in a hybrid mode. We own beautiful offices in downtown Montreal (Peel Station) and our spaces are dog-friendly!
Diversity and inclusion
nesto strongly believes that creativity and collaboration come from diversity. We’re committed to fostering, cultivating and preserving a culture of diversity, equity, inclusion and belonging and nesto is proud to ensure unbiased practices to access employment and professional growth. All qualified applicants will receive consideration for employment without regards to age, colour, disability, ethnicity, family or marital status, gender identity or expression, language, physical and mental ability, political affiliation, religion, sexual orientation, veteran status and other characteristics that make our employees unique.
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